Warum das Excel-Gespenst Softwareentwicklern keine Ruhe lässt (und wie man es wieder los wird …)

Verfasst am 5. Mai. 2014 von | Kategorie: Softwareentwicklung

Kennen Sie das Excel-Gespenst? In meiner Laufbahn als Entwickler ist mir dieses Wesen schon sehr oft begegnet. Meistens taucht es unvermittelt auf, während ich mit einem Kunden über ein neues Softwareprojekt spreche. „Könnten wir das alles nicht auch einfach mit einem Excel-Sheet lösen?“ wirft auf einmal eine der beteiligten Personen am Tisch ein – und schon steht das Excel-Gespenst im Raum.

Auf den ersten Blick ist das Excel-Gespenst kein furchterregendes Wesen. Praktisch jedes Unternehmen hat Microsoft Office lizenziert – und die Anwender sind im Umgang mit Excel vertraut. Die Idee, diese Standard-Software für alle möglichen Dinge zu nutzen – von der Datenverwaltung bis zum Projektmanagement – zieht daher viele Entscheider zunächst einmal magisch an.

Allerdings ist das Excel-Gespenst ein Meister der Täuschung. Es spiegelt eine Leichtigkeit bei der Problemlösung vor, die der Wirklichkeit leider nicht entspricht. Dass den Versprechen des Excel-Gespenstes nicht zu trauen ist, zeigt sich jedoch häufig erst in der Praxis. Typische Illusionen sind zum Beispiel:

  • Was im Kleinen funktioniert, funktioniert auch im Großen: Mit Excel lassen sich überschaubare Datenmengen und auch einfache Projekte oder Prozesse recht zügig strukturieren. Sobald die Komplexität zunimmt, verlieren die Anwender aber leider oft sehr schnell den Überblick. Einer unserer Kunden setzt beispielsweise eine Excel-Lösung als Lagerverwaltungssystem ein. Was einmal mit einer übersichtlichen Tabelle begonnen hat, ist mittlerweile ein extrem komplexes und fehleranfälliges Konstrukt geworden. Die drastisch gestiegene Artikelanzahl und die immer vielfältigeren Transaktionen lassen sich mit Excel einfach nicht mehr vernünftig abbilden. Derzeit entwickeln wir daher für den Kunden ein maßgeschneidertes Lagerverwaltungssystem, um die bisherige Lösung zu ersetzen und die Intralogistik wieder effizienter und produktiver zu machen.
  • Wenn ein Mitarbeiter mit der Lösung klarkommt, ist sie auch für viele geeignet: Es gibt in nahezu jedem Unternehmen Anwender, die ihre Aufgaben perfekt mit einem Excel-Sheet organisieren können. Probleme setzen häufig ein, wenn mehrere Anwender mit demselben Dokument arbeiten sollen. Denn jetzt beginnen die unterschiedlichen Benutzer, die Datei in ihrem Sinne anzupassen. Welcher Anwender etwas geändert hat, lässt sich in Excel jedoch kaum nachvollziehen. Fehler – zum Beispiel durch gelöschte Verknüpfungen oder versehentlich veränderte Formeln – bleiben zunächst unbemerkt und sind später meist sehr schwer zu finden. Durch die unterschiedlichen Bearbeiter entstehen zudem oft mehrere, nicht konsistente Versionen des ursprünglichen Dokuments. Das Excel-Gespenst kann so sehr schnell Chaos und Verwirrung im Unternehmen stiften. Dabei war der Ausgangspunkt des Projekts ja eigentlich, Prozesse zu standardisieren und dafür zu sorgen, dass bestimmte Aufgaben immer gleich und transparent abgearbeitet werden.
  • Mit Excel können wir sofort starten – Anpassungen lassen sich später immer noch vornehmen: Erfolgreiche Softwareprojekte erfordern eine intensive Planungsphase. Die individuellen Anforderungen und Prozesse müssen genau analysiert werden und in der Entwicklung professionell umgesetzt werden. Dabei ist es auch wichtig, von Anfang an auf spätere Erweiterungsmöglichkeiten zu achten. Das Excel-Gespenst gaukelt vor, dass sich diese Planungsphase auf ein Minimum reduzieren lässt. Ein erstes Dokument ist schnell erstellt – für neue Anforderungen können ja später immer noch zusätzliche Spalten eingefügt werden. In der Praxis ist dies jedoch ein Trugschluss. Heute wird in Unternehmen unglaublich viel Zeit damit verbracht, schnell zusammengestrickte Excel-Lösungen an veränderte Bedürfnisse anzupassen – oder auch individuelle Schnittstellen zu anderen Programmen zu entwickeln und zu pflegen.
    Noch komplizierter wird es dann beim Wechsel auf eine neue Office-Version: Unterstützt die aktuelle Excel-Version alle bisherigen Funktionen? Und funktioniert auch nach der Migration noch das Zusammenspiel mit anderen Geschäftsanwendungen? Leider ist dies häufig nicht der Fall. Und damit beginnt für viele Unternehmen die Arbeit wieder von vorne …

Warum ist es trotz dieser bekannten Spukgeschichten so schwer, das Excel-Gespenst aus individuellen Softwareprojekten zu verbannen? Der Grund liegt in vielen Fällen bei den Entwicklern selbst. Kunden wünschen sich heute Software, die ihre Prozesse optimal abbildet – aber sich dabei genauso schnell und intuitiv nutzen lässt wie eine einfache Tabellenkalkulation. Nur wenn Entwickler in der Planungsphase vermitteln können, dass ihre Lösung genau das in der Praxis leistet, haben sie eine Chance, das Excel-Gespenst dauerhaft zu vertreiben.

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2 Kommentare
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  1. „Könnten wir das alles nicht auch einfach mit einem Excel-Sheet lösen?“
    Das Problem ist nicht Excel, sondern wohl eher Sie. Die Frage drückt ein grundlegendes Misstrauen gegenüber Ihrer Lösung bzw. Ihrem Ansatz aus. Auch wenn Ich Ihnen grundsätzlich mit Ihrer Punkten bzgl. des Einsatzes von Excel Recht haben, ist dem Mitarbeiter letzlich egal wie er seine Arbeit erledigt, es soll nur einfach und flexibel sein. Er möchte unabhängig von Ihnen sein und er möchte nicht bei jeder kleinen Anpassung zum Bittsteller bei Ihnen werden. Sie schreiben es ja selbst, der Grund liegt beim Entwickler bzw. dem Produkt. Damit müssen Sie überzeugen!

  2. Und genau das ist der Punkt, wenn Sie schreiben: „Damit müssen Sie überzeugen!“

    In den Vorgesprächen geht es genau um die Frage, ob eine individuelle Softwarelösung Sinn macht oder nicht. Es gibt viele Anwendungsmöglichkeiten von Excel die absolut berechtigt sind, aber nur bis zu einem bestimmten Punkt. Dann stößt Excel einfach an seine Grenzen (Bedienbarkeit, Rechtestruktur, Automatisierung, zentrale Datenhaltung usw.). Und hier setze ich mit meinen Softwarelösungen an.

    Mein Anspruch ist es, Software für die Zukunft zu schreiben. Damit dies gelingt, ist es zwingend notwendig, den Kunden bzw. die Anwender in die Pflicht zu nehmen und gemeinsam die Anforderungen an die Software herauszuarbeiten. In zahlreichen Projekten konnte ich mit meinem Team dies bereits unter Beweis stellen. Somit ist meine Aussage dazu: „Damit haben wir überzeugt!“

    Falls Sie andere Erfahrungen mit individueller Softwareentwicklung gemacht haben, wäre mein Rat an Sie, den Dienstleister zu wechseln und sich mit mir in Verbindung zu setzten.

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