„Virtual Exchange“ statt eigenem Mail-Server: Warum eine Hosted Exchange-Lösung gerade jetzt für viele kleinere Unternehmen interessant ist

Verfasst am 26. Sep. 2013 von | Kategorie: Cloud Services, Desktop Delivery, IT-Beratung, Microsoft Lösungen, Outtasking und Outsourcing

Nach der Einstellung des Windows Small Business Server durch Microsoft müssen sich viele kleine und mittelständische Unternehmen Gedanken über ihre zukünftige Kommunikationsplattform machen. Im Nachfolgeprodukt Windows Server 2012 Essentials ist keine Exchange Server-Lizenz mehr enthalten. Unternehmen stehen daher jetzt vor der Wahl: Sie können eine neue Infrastruktur auf Basis von Exchange Server 2013 aufbauen – oder sich für eine extern betriebene Exchange-Lösung entscheiden. Wir erklären Ihnen, was bei der Entscheidung zu beachten ist.

Wer ist von der Abkündigung des Small Business Server besonders betroffen?

Viele kleinere Unternehmen mit bis zu 75 PC-Arbeitsplätzen nutzen bisher den Small Business Server (SBS) als „Rundum-Sorglos-Paket“ für ihre Business-IT. Die Lösung deckt zahlreiche grundlegende Funktionen wie Kommunikation, Internet-Zugang oder Datei- und Druckerfreigabe ab und ist durch die integrieren Microsoft Exchange-, SharePoint- und WSUS-Lizenzen auch preislich sehr attraktiv. Künftig bietet Microsoft diese All-in-One-Lösung jedoch nicht mehr an: Der Vertrieb des Produkts über den Channel endete bereits am 30. Juni und zum 31. Dezember 2013 wird auch die OEM-Version eingestellt. Mit Windows Server 2012 müssen Kunden also Komponenten wie Microsoft Exchange einzeln lizenzieren, wenn sie Messaging- und Groupware-Funktionen weiterhin im eigenen Haus betreiben wollen. In der Praxis führt dies für viele kleinere Unternehmen zu deutlich höheren Lizenzkosten. Aus wirtschaftlicher Sicht ist es daher für diese Unternehmen meist günstiger, den Betrieb der Exchange-Umgebung auszulagern.

Was sind die Vorteile einer Hosted Exchange-Lösung?

Da die gesamte Exchange-Lösung als Service von einem externen Dienstleister bezogen wird, entfallen die Investitionen in eigene Server-Hardware und der laufende Administrationsaufwand. Gerade für kleinere Unternehmen ist dies eine große Entlastung: Sie müssen sich nicht selbst um die Implementierung und Wartung der Exchange-Infrastruktur kümmern, sondern buchen einfach zum Festpreis die benötigte Anzahl an Benutzer-Accounts. Professionelle Anbieter von Hosted Exchange-Lösungen wie unser Schwesterunternehmen login2work bieten ihren Kunden zudem einen Verfügbarkeitsgrad, der in der eigenen IT-Umgebung kaum zu erreichen ist: Die Exchange-Lösung läuft typischerweise in einem leistungsfähigen Rechenzentrum auf ausfallsicheren und redundant ausgelegten Systemen. Damit ist sichergestellt, dass die Anwender jederzeit auf ihre E-Mails, Termine und Kontakte zugreifen können. Auch die regelmäßige Datensicherung ist bei Lösungen wie Virtual Exchange von login2work bereits integriert.

Gibt es aus Anwendersicht einen Unterschied zwischen einer intern und einer extern gehosteten Exchange-Lösung?

Bedienung und Funktionalität sind zunächst einmal identisch. Da eine externe Lösung aber grundsätzlich für den Web-Zugriff ausgelegt ist, gewinnen Anwender damit zusätzliche Flexibilität. So lassen sich beispielsweise Heimarbeitsplätze in der Regel mit wenig Aufwand integrieren. Unternehmen sollten zudem darauf achten, dass der Hosting-Anbieter auch mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets sicher einbinden kann. Anwender benötigen heute zunehmend auch unterwegs Zugang zu geschäftlichen E-Mails.

Viele Unternehmen haben heute noch Bedenken, Ihre E-Mail-Lösung aus dem Haus zu geben, weil sie um die Sicherheit sensibler Informationen fürchten – zu Recht?

Kunden sollten keinesfalls Kompromisse beim Thema Datensicherheit eingehen. Professionelle Hosted Exchange-Lösungen bieten mehrstufige Sicherheitsarchitekturen, um vertrauliche Daten zuverlässig zu schützen. Wichtige Security-Bausteine sind beispielsweise sichere Authentifizierung, verschlüsselte Datenübertragung und Schutz vor Spam und Malware. Viele Kunden legen außerdem Wert darauf, dass die Daten ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert werden – bei Microsoft Office 365 ist dies beispielsweise heute noch nicht der Fall.

Worauf sollten Interessenten bei der Auswahl eines Anbieters noch achten?

Für den reibungslosen Wechsel zu einer Hosted Exchange-Lösung wird kompetente Unterstützung in der Migrationsphase benötigt: Der Anbieter sollte dem Kunden hier umfassend zur Seite stehen. Auch der Benutzer-Support im laufenden Betrieb ist ein wichtiges Kriterium. Und dann gibt es natürlich viele technische Details, auf die zu achten ist: Kann beispielsweise die Größe des Postfachs oder die maximale E-Mail-Größe bei Bedarf flexibel angepasst werden? Diese und andere Fragen sollten im Vorfeld geklärt werden.

Wie können sich Unternehmen selbst ein Bild von den Möglichkeiten einer Hosted Exchange-Lösung machen?

Viele Betreiber bieten heute Testzugänge an: Bei login2work können Interessenten beispielsweise die Lösung Virtual Exchange 30 Tage lang kostenlos ausprobieren.

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